POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

1. Objet et champ d’application

La présente Politique de confidentialité régit le traitement des données à caractère personnel réalisé par PRAGMANTIC PARTNERS, S.L. en relation avec :

• Le site web http://www.vitefix.com ;
• La plateforme civo.vitefix.com ;
• Les demandes de contact, d’information ou de démonstration ;
• La souscription, la fourniture, la maintenance et le support des services associés à VITEFIX ;
• Les communications professionnelles et commerciales liées à ces services.

Aux fins de la présente Politique :

• PRAGMANTIC désigne PRAGMANTIC PARTNERS, S.L. ;
• VITEFIX désigne la solution numérique et les services associés proposés par PRAGMANTIC ;
• Personne concernée désigne la personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement ;
• Client désigne la personne physique ou morale qui souscrit à VITEFIX ;
• Utilisateur désigne la personne autorisée par le Client à accéder à VITEFIX ou à l’utiliser.

VITEFIX est une solution numérique d’assistance, d’analyse et d’appui à l’organisation, à la gouvernance et à la gestion IT, orientée vers le diagnostic, la structuration, le suivi et la mise à jour de plans d’action, de recommandations et d’éléments de pilotage du système d’information de ses Clients.

PRAGMANTIC pourra modifier la présente Politique de confidentialité afin de l’adapter aux évolutions réglementaires, aux critères d’interprétation des autorités compétentes, aux évolutions fonctionnelles ou techniques de VITEFIX ou à des améliorations organisationnelles internes. La version en vigueur sera celle publiée à tout moment sur les canaux correspondants.

2. Identité du responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Dénomination sociale : PRAGMANTIC PARTNERS, S.L.
• NIF : B01578582
• Siège social : Salbatierrabide 61, 01007 Vitoria-Gasteiz, Álava, Espagne
• Registre du commerce d’Álava, tome 1679, folio 202, feuille VI-19507, 1^re inscription
• Site web : http://www.vitefix.com
• Plateforme Assistant IT : civo.vitefix.com
• Adresse électronique générale : contact@vitefix.com
• Adresse électronique de confidentialité : privacy@vitefix.com

PRAGMANTIC traite les données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, Règlement général sur la protection des données (« RGPD »), à la Loi organique 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques (« LOPDGDD »), ainsi qu’à toute autre réglementation applicable.

3. Position de PRAGMANTIC en matière de protection des données

De manière générale, PRAGMANTIC agit en tant que Responsable du traitement à l’égard des données à caractère personnel qu’elle collecte directement dans le cadre de :

• La navigation sur le site web ;
• Les demandes de contact, d’information ou de démonstration ;
• La gestion commerciale, contractuelle, administrative et de facturation ;
• Les communications professionnelles ;
• La sécurité des systèmes ;
• La relation avec les Clients et les prospects.

Toutefois, lorsqu’un Client utilise VITEFIX pour traiter des données à caractère personnel dans le cadre de sa propre activité et conformément à ses propres finalités et instructions, PRAGMANTIC pourra agir en tant que Sous-traitant, dans les conditions prévues par le contrat applicable et par l’Accord de sous-traitance correspondant.

4. Catégories de données à caractère personnel traitées

PRAGMANTIC pourra traiter, selon les cas, les catégories suivantes de données à caractère personnel :

4.1. Données d’identification et données professionnelles

• Nom et prénom ;
• Société ;
• Fonction ou poste professionnel ;
• Adresse électronique ;
• Autres coordonnées communiquées volontairement.

4.2. Données contractuelles, administratives et de gestion

• Données nécessaires à la formalisation, au maintien et au suivi de la relation contractuelle ;
• Données relatives aux licences, abonnements, renouvellements, incidents administratifs ou résiliations.

4.3. Données d’accès, d’utilisation et de sécurité

• Identifiants utilisateur ;
• Événements d’authentification ;
• Journaux techniques ;
• Traces de sécurité ;
• Informations minimales nécessaires au fonctionnement, à la disponibilité et à la protection de la plateforme.

4.4. Données fonctionnelles traitées dans VITEFIX

VITEFIX n’est pas conçu pour le traitement ordinaire de catégories particulières de données ni d’informations confidentielles non nécessaires. Dans le cadre normal de la fourniture du service, pourront être traitées principalement :

• L’adresse électronique professionnelle de l’Utilisateur ;
• Des informations générales sur le contexte IT du Client ;
• Des réponses, observations ou données fonctionnelles fournies par l’Utilisateur dans le cadre du diagnostic ou de l’accompagnement ultérieur ;
• Des éléments de synthèse, d’analyse, de recommandations, de plans d’action et de résultats structurés générés à partir des informations fournies.

4.5. Données techniques et de navigation

• Adresse IP ;
• Navigateur, appareil et système d’exploitation ;
• Date et heure d’accès ;
• Informations techniques générées lors de la navigation ou de l’utilisation de la plateforme.

4.6. Données de communication

• Contenu des courriers électroniques ;
• Demandes transmises au moyen de formulaires ;
• Messages, questions ou incidents liés à la relation commerciale ou contractuelle.

5. Modalités de collecte des données

Les données à caractère personnel pourront être collectées par PRAGMANTIC dans les hypothèses suivantes :

• Lorsque la Personne concernée navigue sur le site web ;
• Lorsqu’elle contacte PRAGMANTIC par courrier électronique, au moyen de formulaires web ou par tout autre canal de communication mis à disposition, y compris les plateformes et réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn ;
• Lorsqu’elle sollicite des informations, une démonstration ou une proposition commerciale ;
• Lorsqu’elle s’inscrit ou est enregistrée pour utiliser VITEFIX ;
• Lorsque le Client souscrit des services associés à VITEFIX ;
• Lorsque l’Utilisateur utilise la plateforme ;
• Lorsque des journaux techniques ou des événements de sécurité sont générés ;
• Lorsque la Personne concernée interagit avec les profils corporatifs de PRAGMANTIC et/ou de VITEFIX sur des réseaux sociaux professionnels, que ce soit par des visites, messages, commentaires, réactions ou toute autre forme d’interaction disponible sur ces plateformes.

6. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel seront traitées pour les finalités suivantes :

• Répondre aux demandes de contact, d’information, de démonstration ou de proposition commerciale ;
• Gérer l’inscription, l’accès, l’utilisation, la maintenance, le support et l’administration de VITEFIX ;
• Fournir les services souscrits ;
• Élaborer des diagnostics, analyses, synthèses, recommandations, plans d’action et une assistance liée à l’organisation et à la gouvernance IT du Client ;
• Garantir la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience de la plateforme et de l’infrastructure technologique ;
• Gérer la relation contractuelle, administrative et organisationnelle avec les Clients et les contacts professionnels ;
• Traiter les incidents, questions ou demandes liées à la confidentialité et à la protection des données ;
• Envoyer des communications liées au service, à des incidents opérationnels, à des changements fonctionnels ou à des avis techniques ;
• Gérer la relation commerciale et le suivi avec les leads et les Clients ;
• Respecter les obligations légales et réglementaires applicables.

6.2. Utilisation limitée des informations traitées dans VITEFIX

Les données traitées au sein de VITEFIX sont utilisées exclusivement pour la fourniture du service souscrit. En particulier :

• Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles ;
• Elles ne sont pas utilisées à des fins internes d’amélioration du produit étrangères au service fourni au Client ;
• Elles ne sont pas communiquées par défaut à des outils ou services externes non nécessaires à la fourniture du service ;
• Elles ne sont pas destinées à des finalités commerciales indépendantes.

VITEFIX conserve uniquement un historique conversationnel limité aux échanges récents nécessaires au fonctionnement de l’assistance. Le système est orienté vers la conservation prioritaire d’éléments structurés, synthétisés ou fonctionnellement utiles issus de l’analyse réalisée.

6.3. Référence à la Politique d’utilisation de l’IA de VITEFIX

L’utilisation des fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrées à VITEFIX est également régie par la Politique d’utilisation de l’IA de VITEFIX, qui complète la présente Politique de confidentialité pour tout ce qui concerne l’usage, la portée et les limitations de ces fonctionnalités.

De manière générale, ces fonctionnalités d’intelligence artificielle :

• Ont une finalité d’assistance, d’analyse, de reformulation, de structuration et d’appui dans le cadre des services fournis par VITEFIX ;
• Ne constituent pas une source autonome de connaissance, la base de connaissance de VITEFIX étant l’unique source de vérité du service ;
• Exigent, en toute hypothèse, une validation et une revue humaines de la part du Client ou de ses Utilisateurs avant toute utilisation opérationnelle ;
• Ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles ;
• Ne sont pas utilisées à des fins étrangères à la fourniture du service souscrit ;
• Utilisent les données fournies exclusivement dans le cadre de la fourniture des services confiés à VITEFIX ;
• Ne sont pas conçues pour la prise de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques sur des personnes physiques ou les affectant de manière significative de façon équivalente ;
• Et sont fournies dans un environnement technique et organisationnel intégrant les mesures de sécurité nécessaires pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la protection des données traitées, conformément à la présente Politique de confidentialité et au cadre de sécurité applicable à VITEFIX.

En outre, PRAGMANTIC recommande expressément de ne pas introduire dans les fonctionnalités d’IA des données à caractère personnel inutiles, des catégories particulières de données, des informations sensibles ou tout autre contenu qui ne soit pas strictement nécessaire à la finalité du service.

7. Base juridique du traitement

Les bases juridiques qui légitiment le traitement des données à caractère personnel sont, selon le cas :

• Le consentement de la Personne concernée ;
• L’exécution d’un contrat ou l’application de mesures précontractuelles ;
• Le respect d’obligations légales ;
• L’intérêt légitime de PRAGMANTIC à garantir la sécurité, la continuité, la maintenance et la bonne fourniture du service ;
• La gestion de relations professionnelles ou commerciales sollicitées par la Personne concernée elle-même.

En particulier :

• Les demandes de contact, de démonstration ou d’information reposent sur des mesures précontractuelles et, le cas échéant, sur le consentement ;
• L’utilisation de la plateforme et la fourniture du service reposent sur l’exécution du contrat ;
• Les mesures de sécurité, les journaux, le contrôle des accès et la continuité opérationnelle reposent sur l’intérêt légitime et, le cas échéant, sur des obligations légales ;
• Les communications liées au service reposent sur l’exécution du contrat ou sur l’intérêt légitime ;
• Les cookies non techniques reposeront sur le consentement lorsque celui-ci sera requis.

8. Conservation des données

Les données à caractère personnel seront conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, tant qu’existe une relation contractuelle ou précontractuelle, tant que leur suppression n’est pas demandée lorsqu’elle est applicable et, ensuite, pendant les délais légaux de prescription des responsabilités ou de conformité réglementaire applicables.

Plus spécifiquement :

• Les journaux techniques seront conservés pendant une durée maximale de 1 mois ;
• Les sauvegardes seront réalisées sur une base horaire et conservées pendant une durée maximale de 1 mois ;
• Les données du Client après la fin du contrat seront supprimées dans un délai maximal de 1 mois à compter de la fin du contrat et de la validation du Client, sauf obligation légale de conservation ;
• Les données associées au support ou à l’historique opérationnel ne seront pas conservées au-delà de 1 mois, sauf nécessité légale, technique ou de sécurité dûment justifiée ;
• Les données commerciales ou de contact seront conservées tant qu’elles seront nécessaires à la gestion de la relation ou jusqu’à ce que la Personne concernée en demande la suppression, lorsque cela est applicable.

Lorsque cela est nécessaire, les données pourront être conservées sous forme dûment bloquée pendant les délais légaux applicables.

9. Destinataires des données

Les données à caractère personnel pourront être communiquées ou mises à disposition de prestataires tiers agissant en qualité de sous-traitants ou de sous-traitants ultérieurs lorsque cela s’avère nécessaire pour la bonne fourniture du service, la sécurité, la gestion technologique, l’administration opérationnelle ou le respect d’obligations légales.

Parmi les prestataires ou catégories de prestataires susceptibles d’intervenir dans la fourniture du service figurent :

• Microsoft Azure, en tant que fournisseur d’infrastructure cloud et de services technologiques ;
• Microsoft 365, en tant qu’environnement d’entreprise et de productivité ;
• Azure OpenAI, en tant que technologie associée à certaines fonctions d’assistance ou de traitement, au sein de l’infrastructure souscrite et localisée en France ;
• Clientify, en tant qu’outil CRM pour la gestion commerciale et relationnelle.

En outre, les données pourront être communiquées aux autorités publiques, organes administratifs, juges, tribunaux ou régulateurs lorsqu’une obligation légale existe ou lorsque cela s’avère nécessaire à la formulation, à l’exercice ou à la défense de réclamations.

10. Localisation des données et transferts internationaux

L’infrastructure de VITEFIX est hébergée sur Microsoft Azure avec une localisation stricte en France. Les services d’IA associés utilisés par VITEFIX fonctionnent également avec un stockage strict des données en France. Aucun accès habituel de support en dehors de l’Union européenne n’est prévu.

De manière générale, PRAGMANTIC veillera à ce que les traitements liés à VITEFIX demeurent au sein de l’Union européenne. Dans l’hypothèse où, à titre exceptionnel, un prestataire impliquerait un transfert international de données, celui-ci ne sera effectué qu’avec les garanties appropriées exigées par la réglementation applicable.

11. Mesures de sécurité

PRAGMANTIC applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque afin de garantir un niveau de sécurité approprié aux traitements réalisés.

En particulier, VITEFIX s’appuie sur une infrastructure hébergée dans une zone cœur sécurisée, à accès restreint, non directement accessible depuis Internet, protégée par un schéma d’accès avec BFF et des mécanismes d’authentification multifacteur (MFA).

En outre, des mesures visant à garantir les éléments suivants sont appliquées :

• Contrôle des accès et des autorisations ;
• Ségrégation des environnements ;
• Traçabilité technique ;
• Sauvegardes ;
• Restauration du service en cas d’incident ;
• Supervision de la sécurité ;
• Protection contre les accès non autorisés ;
• Minimisation des données traitées ;
• Réduction de l’exposition de l’infrastructure.

En cas de violation de la sécurité des données à caractère personnel, PRAGMANTIC appliquera ses procédures internes de détection, d’analyse, de confinement, de documentation et de notification, y compris, le cas échéant, la communication à l’autorité de contrôle et aux Personnes concernées dans les termes exigés par la réglementation en vigueur.

VITEFIX n’est pas destiné au traitement ordinaire de données particulièrement sensibles ni de grands volumes de données à caractère personnel étrangères à la finalité du service. À ce titre, PRAGMANTIC recommande expressément à ses Clients et Utilisateurs de ne pas introduire dans la plateforme des données à caractère personnel inutiles, des catégories particulières de données ni des informations confidentielles non requises.

12. Droits des personnes concernées

Les Personnes concernées pourront exercer, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, les droits suivants :

• Accès ;
• Rectification ;
• Suppression ;
• Opposition ;
• Limitation du traitement ;
• Portabilité des données ;
• Retrait du consentement, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• Introduction d’une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données.

En outre, la Personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à son égard ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

12.2. Décisions automatisées

VITEFIX a une finalité d’assistance, d’analyse et de recommandation. Il n’adopte pas de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques sur les personnes ou les affectant de manière significative de façon similaire.

13. Exercice des droits et contact

Les Personnes concernées pourront exercer leurs droits et poser toute question relative à la protection de leurs données à caractère personnel en s’adressant au canal de contact mis à disposition par PRAGMANTIC, par courrier électronique ou par voie postale, aux adresses suivantes :

PRAGMANTIC PARTNERS, S.L.
Salbatierrabide 61, 01007 Vitoria-Gasteiz, Álava, Espagne
Adresse électronique confidentialité : privacy@vitefix.com

14. Caractère obligatoire des données

Les données demandées au moyen de formulaires ou de canaux de contact identifiées comme obligatoires seront nécessaires pour traiter correctement la demande de la Personne concernée ou pour fournir le service demandé. Le refus de fournir certaines données pourra empêcher la bonne gestion de la demande, l’inscription au service ou sa bonne fourniture.

La Personne concernée garantit la véracité, l’exactitude et la mise à jour des données fournies et s’engage à communiquer toute modification les affectant.

15. Réseaux sociaux

PRAGMANTIC pourra disposer de profils corporatifs sur des réseaux sociaux afin d’informer sur VITEFIX, d’interagir avec la communauté professionnelle, de répondre aux demandes et de diffuser des nouveautés ou des contenus liés à son activité.

Le traitement des données des utilisateurs interagissant avec ces profils sera régi par la présente Politique dans la mesure applicable et, en complément, par les politiques, conditions et règles propres au réseau social concerné.

PRAGMANTIC n’extraira pas de données depuis les réseaux sociaux et ne les traitera pas à des finalités autres que celles découlant de l’interaction professionnelle ordinaire, sauf s’il existe une base juridique suffisante à cet effet.

Profil LinkedIn corporatif : https://www.linkedin.com/company/112325779/

16. Entrée en vigueur, langue et révision

La présente Politique de confidentialité pourra être mise à jour périodiquement. En cas de publication dans une autre langue et de divergence d’interprétation, la version espagnole prévaudra.

Date de révision : 13/04/2026